De todas las definiciones que he leído sobre sistemas de
información la que más me gusta es la de Henry Lucas Jr.[i],
Profesor de Información (ojo) en la Escuela
de Administración de la Universidad
de Maryland. Está clarísimo, el estudio de Sistemas de Información es un tema
que pertenece a la Ciencia Administrativa. Él dice que un Sistema de
Información es simplemente “un conjunto de procedimientos que al ejecutarse
producen información para la toma de decisiones o para el control”. Brillante
definición.
Todas las organizaciones tienen sistemas de información
independiente de que tengan o no computadores, son procedimientos. Hoy día, por
supuesto que habrá que incorporar Tecnología de Información y Comunicaciones
(TIC) como facilitador, pero el proyecto trata del diseño de un sistema de
información, o sea el proceso de toma de decisiones y de control. El papel de
la tecnología es facilitar el proceso.
La TIC facilita sobre todo el cambio organizacional,
incorporar TIC al proceso existente es un despropósito, es como construir una
carretera nueva para unir dos puntos utilizando la ruta que seguían las
carretas. El objetivo de un proyecto para el desarrollo de un sistema de
información que se soporta con TIC es rediseñar el proceso para que este sea
más eficiente y más eficaz o para facilitar un cambio organizacional importante
(por ejemplo, que el Sistema de Salud se oriente hacia la prevención). Los
sistemas de información son agentes de cambio.
El rol de los profesionales en TIC es participar en las
sesiones de diseño del proceso y orientar respecto de cómo la TIC facilita
alcanzar los objetivos que se persiguen. Pero el criterio económico-administrativo,
aportando conceptos como eficiencia, eficacia, productividad, costo-beneficio y
otros más técnicos (pero siempre administrativos) como diseño de procesos en
base a una reingeniería o a un mejoramiento continuo es resorte de los
profesionales en Administración.
Luego viene el proyecto (que no es un proyecto de TIC). Este
tema está en crisis en Costa Rica, escuchamos sobre proyectos que tardan 15 o
más años en producir resultados. Lo primero que hay que comprender es que estos
proyectos para aumentar la eficiencia y la eficacia con soporte de las TIC tienen
comienzo pero no tienen fin, permanentemente se generan nuevos requerimientos o
tecnología nueva que conviene incorporar a los procesos. Sin embargo, está
dinámica no implica que la entrega de resultados se atrasa o se posterga. Las
nuevas metodologías de proyectos más bien procuran la entrega de productos del
cambio en forma más rápida, máximo ocho meses para obtener un primer resultado.
Ese primer resultado surge de la identificación del 20% del
cambio que entregaría el 80% del beneficio (siempre existe). Se asume que el
resultado es parcial pero que incluye un beneficio con el que la organización
da sus primeros pasos de cambio. Este resultado permitirá revisar el modelo
(ningún modelo será perfecto ni definitivo) y a continuación, el proyecto
programa un segundo paso para de nuevo trabajar en el 80% del beneficio que
producirá el 20% del cambio que queda. Y así continúa el avance de un proyecto
en el que los “timeboxes”[ii]
de 80/20 van siendo cada vez más cortos (seis meses, cuatro…) y la organización
aprende una dinámica de ajuste y de cambio y de aprovechamiento de su
conocimiento (conocimiento que se va generando junto con el proyecto… pretender
el modelo final claro y completo desde el principio del proyecto es un error
que se comete con frecuencia).
En Costa Rica estamos al debe en la formación de cierto tipo
de profesionales de las Ciencias Económico-Administrativas. En este artículo
hacemos énfasis en el tema de Sistemas de Información, su diseño y la
administración de proyectos, pero el conocimiento sobre Excelencia Operacional
y sobre Organizaciones de Alto Rendimiento tiene mucha relación con el tema.
Ojalá que alguna Universidad asuma el reto.
[i] Henry C. Lucas Jr. Professor of
Information, School of Business, University of Maryland.
[ii]
Timeboxing es una técnica utilizada en la administración de proyectos para
garantizar que siempre se entrega algo importante dentro de un lapso de tiempo
fijo, aunque algunas cosas que no son tan relevantes se dejen para después.
Facilita el aprendizaje y el mejoramiento continuo a la vez que va entregando
resultados.
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